PUBLIC ZOOMING

Il public speaking applicato alle video call. Funziona.

Cinque buone pratiche del public speaking per migliorare le riunioni online.

1.


C’è davvero bisogno di una videochiamata?

Con il lockdown molti di noi hanno trasferito la residenza su zoom, meet, hangout… Ma quanto ha senso passare intere giornate in video call?
Se ci sono tanti partecipanti da coordinare, schermi e documenti da condividere, un incontro importante che nel pre-coronavirus si sarebbe svolto in presenza, la videoconferenza è utile. 
Altrimenti il telefono, la mail, le app per collaborare sono più agili e fanno guadagnare tempo.

Lo stesso vale per una presentazione: la combo speaker + slides non deve essere scontata
Se lo/la speaker serve solo a leggere le slides, meglio uno slidedoc da inviare al pubblico, a cui magari far seguire un incontro di domande e approfondimento. 
Se le slides fungono da paravento all* speaker, meglio lavorare sul proprio modo di presentare e comunicare con il pubblico, perché in una situazione di public speaking ci si aspetta di relazionarsi con una persona, non con un power point.

Insomma, la domanda da porsi prima di programmare uno zoom o l’ennesima presentazione è: ma è davvero necessario?

2.


Scegli la piattaforma più adatta al tuo scopo.

C’è bisogno di mostrare un video con l’audio? Di condividere una presentazione e contemporaneamente di non visualizzare i partecipanti alla call? O serve dividere la platea in sottogruppi per lavorare a un progetto?
Ciascuna piattaforma ha caratteristiche specifiche. Per questo conviene scegliere lo strumento più adatto alle proprie necessità.

Anche nel public speaking lo strumento va adattato alle esigenze.
C’è bisogno di entrare in empatia con il pubblico? Meglio poche slides, o slides con immagini, o nessuna. In questo modo l’attenzione resterà su chi parla e su contenuti emotivi, come una slide con una foto.

3.


Attivi la videocamera? Allora, sii presente.

Le video call richiedono un impegno notevole: la nostra figura, rigorosamente mezzobusto e incorniciata da un rettangolo più o meno grande a seconda del numero dei partecipanti o della visualizzazione scelta, è costantemente in primo piano. Non ci siamo mai guardati così tanto come in questo periodo di smart working. È come essere costantemente sotto i riflettori: si nota tutto. 
Ecco perché, se partecipiamo a un incontro e teniamo la telecamera accesa ma stiamo tutto il tempo a scrivere messaggi o a rispondere alle mail o, addirittura, al telefono, non solo lo si vede, ma può essere interpretato, giustamente aggiungo, come mancanza di interesse o maleducazione. È un po’ come scrivere un whatsapp con il blocco maiuscole, o parlare all’orecchio di un commensale a cena. È sgarbato, non si fa. 

Chi parla in pubblico con successo lo sa: il pubblico è il re. Il protagonista della comunicazione non è il/la speaker, e non è nemmeno l’argomento che viene raccontato. Il protagonista è sempre il pubblico. Dunque, l’atteggiamento di chi parla, l’ordine delle informazioni, la costruzione del discorso, delle eventuali slides, tutto va tarato su chi ascolta. 
In una riunione zoom tutti siamo speaker e pubblico. Per questo la regola del public speaking “il pubblico è il re” è particolarmente utile in situazioni del genere. Se attivo la videocamera, significa che sono presente per gli altri. Altrimenti, tolgo il video.

4.


Valorizza il tempo: in video call, è ancora più prezioso.

In queste settimane ho partecipato a riunioni in cui, in 12 minuti netti, si concordava il programma di un progetto, la strategia e lo stile di comunicazione. E a incontri di 3 ore in cui si cercava di arrivare allo stesso obiettivo. 
Risultato? Statisticamente, le decisioni prese negli zoom da 12 minuti sono diventate presto realtà. Quelle disquisite per ore stanno ancora annaspando nei ragionamenti. 

Perché? Anche qui il public speaking ci viene in aiuto. L’attenzione media va da una manciata di secondi a, nei casi fortunati, circa una ventina di minuti. Dunque usare poco tempo aiuta a trattenere più informazioni. Gli interventi di ore, invece, disperdono la concentrazione, tanto che alla fine il rischio è che non ci si ricordi più niente. E si sa, non è facile tramutare il “niente” in azione…

5.


Improvvisare? Non è una buona idea.

Nel mondo perfetto un meeting viene organizzato con anticipo e viene esplicitato l’ordine del giorno, in modo che i partecipanti possano preparare un loro eventuale contributo. Oltre all’orario di inizio si fissa quello di fine incontro, e lo si rispetta. All’inizio della riunione si definisce velocemente il programma e l’obiettivo dell’incontro in modo da gestire al meglio il tempo e lasciare spazio agli interventi di tutti.
Ma, lo sappiamo, il mondo perfetto non esiste, o comunque non è li che si svolge la maggior parte delle riunioni italiane. Da noi, quando va bene c’è un invito con un po’ di anticipo, un odg e una durata definita e a volte rispettata. Tutto il resto è lasciato al caso.
Il risultato è un incipit che ben presto fa spazio a parentesi, divagazioni, interventi che sbrodolano e fanno perdere il filo, argomenti fuori programma, flussi di coscienza, gare a chi riesce ad accaparrarsi la parola. Questo, nelle riunioni di persona.
In videocall una situazione del genere può diventare frustrante da gestire, per vari motivi.
La lontananza non ci permette di leggere appieno il linguaggio non verbale, come quello del corpo, da cui, anche inconsapevolmente, nella vita di tutti i giorni ricaviamo moltissime informazioni che ci aiutano a portare avanti la comunicazione. Inoltre, i problemi di connessione possono rallentare l’audio, o farlo saltare, per cui diventa difficile seguire interventi che si accavallano senza un ordine. Il risultato spesso è un blob informe di discorsi iniziati e mai finiti. E, a call terminata, una sensazione di confusione e frustrazione ci pervade.

Come fare? Di nuovo, prendiamo spunto dal public speaking.
Prima di parlare in pubblico ci si prepara. Non c’è sempre bisogno di scrivere il discorso, basta una scaletta con i punti principali del proprio intervento. In questo modo si andrà dritti al punto in modo chiaro e conciso.
Quando parlano gli altri si prendono appunti, così, quando toccherà di nuovo a noi parlare, sarà semplice ricollegarsi agli interventi precedenti.
Ma soprattutto: se stiamo partecipando a una riunione dove tutti hanno la parola, facciamo interventi brevi. Monopolizzare una call con monologhi senza fine è controproducente. Fa calare l’attenzione, aumenta il rischio di essere interrotti e di non far passare il proprio messaggio. 

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